Comité de vérification

 

RÈGLES DE FONCTIONNEMENT DU COMITÉ DE VÉRIFICATION DE L'AGENCE DE LA SANTÉ ET DES SERVICES SOCIAUX DE L'ESTRIE

Le comité

 

Mandat

Le comité de vérification exerce les fonctions suivantes :

• il prend connaissance des résultats des vérifications externes et internes et s’assure que des suites sont données aux recommandations;

• il fait des recommandations au conseil d’administration concernant les états financiers, le budget annuel et le rapport du vérificateur général et, s’il y a lieu, concernant les conventions comptables et tout autre rapport de vérification;

• il est à la disposition du vérificateur général et des responsables de la vérification interne et leur vient en aide dans le cours de leur mandat;

• il formule des avis au conseil d’administration sur le contrôle interne de l’organisation et, s’il y a lieu, sur le travail de vérification externe et interne;

• il s’assure que les états financiers de l’organisation reflètent fidèlement la situation financière, l’évolution de celle-ci, ainsi que les résultats des opérations;

• il réalise tout autre mandat relatif aux affaires financières de l’organisation que peut lui confier le conseil d’administration;

• le comité de vérification détermine ses propres règles de convocation et de fonctionnement.

Composition

Les trois membres du comité de vérification sont nommés par résolution du conseil d'administration, et la présidente ou le président ainsi que la vice-présidente ou le vice-président sont élus par les membres du comité.

Durée du mandat

Les membres du comité de vérification sont élus à la séance du conseil d'administration du mois de septembre de chaque année. Le mandat est d'une durée d'un an et peut être renouvelé pour une période consécutive de trois ans. Cette période peut être prolongée, si aucun nouveau membre se porte volontaire.

Fonctions

Le comité de vérification exerce les fonctions prévues au mandat adopté par le conseil d'administration de la Régie régionale de l'Estrie à sa séance régulière du 11 septembre 2002.

Rencontres

 

Fréquence des rencontres

Le nombre de rencontres varie selon les besoins de l'organisation; cependant, un minimum de quatre réunions ordinaires doivent être tenues annuellement.

Convocation

Les réunions du comité de vérification sont convoquées par la présidente ou le président.

En cas d'absence de la présidente ou du président, l'assemblée est convoquée par la vice-présidente ou le vice-président.

Délai de convocation

L'avis de convocation d'une réunion ordinaire est d'au moins sept jours.

L'avis de convocation d'une réunion spéciale est d'au moins 48 heures.

Quorum

Le quorum, à toute réunion, est fixé à deux membres du comité.

Déroulement des réunions

 

Procédure

La présidente ou le président du comité de vérification préside les réunions et est responsable de tout ce qui concerne la procédure aux réunions. Elle ou il s'inspire des procédures usuelles des assemblées délibérantes.

En cas d'absence de la présidente ou du président, l'assemblée est présidée par la vice-présidente ou le vice-président.

Peut être consultée ou convoquée aux réunions du comité de vérification, toute personne susceptible de lui fournir une aide ou des informations, dont il a besoin pour la réalisation de ses fonctions.

Décision

Les décisions du comité de vérification sont prises à la majorité des voix des membres présents.

En cas de partage égal des voix, la présidente ou le président, ou sa remplaçante ou son remplaçant peut utiliser une voix prépondérante.

Remboursement des dépenses

Les membres du comité de vérification ne reçoivent aucun traitement; ils ont cependant droit au remboursement des dépenses faites dans l'exercice de leurs fonctions aux conditions et dans la mesure que détermine le conseil d'administration. Les conditions sont établies en conformité avec les règles prévues pour les dépenses des membres du conseil d'administration.

Adopté par le comité de vérification à sa réunion du 16 septembre 2008

Adopté par le conseil d’administration de l’Agence à sa réunion du 8 octobre 2008