COVID-19

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Utilisation d'Outlook Web

Problèmes possibles et pistes de solutions

Accès

 Problèmes

 Pistes de solutions proposées

Votre mot de passe iNotes (Moncourrier.rtss.qc.ca) ne fonctionne plus suite au changement de votre adresse.Vous devez entrer votre nouvelle adresse au format prenom.nom.ciussse-chusanti-spam@anti-spamssss.gouv.qcanti-spam.anti-spamca comme identifiant pour vous connecter au service. Votre mot de passe demeure le même que vous utilisez auparavant. Si vous ne connaissez pas votre nouvelle adresse, veuillez communiquer avec votre adjointe de direction.
Vous avez reçu mon nouveau mot de passe pour accéder à Outlook Web et vous avez rempli vos questions de sécurité, mais lorsque vous voulez accéder à votre boîte courrier vous obtenez un message d’erreur. Le mot de passe vous est acheminé en fin d’après-midi le jour précédent votre date de migration et votre boîte de courriers ne sera fonctionnelle que le matin de la migration.

Gestion des courriels

 Problèmes

 Pistes de solutions proposées

Votre historique de courriels n'a pas migré. L'historique peut prendre de 1 à 2 jours avant d'apparaître en totalité. Plus votre boîte de courriels est légère et épurée, plus votre historique migrera rapidement. Si l'historique ne migre pas après 2 jours, contacter le CAR
Pièces jointes n'ont pas migrées et apparaissent sous forme d'un petit icône sur lequel il est impossible de cliquer avec la souris. Les pièces jointes sont toujours disponibles dans Lotus Notes. Elles peuvent être détachées et enregistrées ou envoyées à nouveau par courriel à partir de Lotus Notes
Les hyperliens sont non-fonctionnels (lien internet, lien menant à un fichier sur un répertoire partagé, autres) Dans le courriel reçu, surligner le lien et cliquer sur le bouton de droite de la souris, choisir l'option Accéder à http:\\……
OU
surligner le chemin d'accès du fichier et le copier dans l'Explorateur Windows
Si une erreur est commise dans l'inscription d'une adresse courriel, l'erreur est conservée dans l'historique de Outlook Web (contacts les plus fréquement utilisés) et sera suggérée à nouveau lors de la composition d'un nouveau courriel. Les courriels et/ou entrées d'agenda ne se rendent pas au destinataire puisque l'adresse est erronée. Il faut détruire cette dernière de l'historique proposé par Outlook (contacts les plus fréquemment utilisés)
L'impression d'un courriel n'est pas possible directement dans la fenêtre de la Boîte de réception On doit double-cliquer sur le courriel pour ouvrir une autre fenêtre. Ensuite, appuyer sur le bouton de droite de la souris et sélectionner Imprimer
Vous aviez 2 adresses à votre nom. Une première au site X et une deuxième au site Y. Vous avez besoin de conserver les 2 adresses. Une seule adresse sera migrée vers Outlook. La seconde adresse sera redirigée vers votre adresse CIUSSSE-CHUS après votre migration. L’historique de vos courriels qui étaient dans votre adresse qui n’a pas été migrée demeurera accessible pour consultation depuis Lotus Notes tout comme pour les archives.

Gestion des courriels délégués

 Problèmes

 Pistes de solutions proposées

L'objet d'un courriel ne peut être modifié, tel que connu dans Lotus Notes. Fonctionnement agente/adjointe avec le gestionnaire moins rapide et efficace Afficher la boîte de réception en mode Conversations plutôt que Messages (permet de visualiser le suivi effectué sur un courriel, les réponses, etc.)
OU
Répondre au courriel de son supérieur en indiquant dans le corps du message le suivi qui a été fait
OU
Appliquer des Catégories aux courriels (personnalisation des catégories possible mais non visible sur cellulaire ou tablette)
OU
Créer des dossiers partagés entre le gestionnaire et l'agente/adjointe (ex: Urgent, Suivi à donner, Suivi fait, Lecture, etc.)
OU
Lorsque l'on choisir de Répondre à un courriel, activer « Afficher l'historique des messages » et modifier l'objet du courriel 
Certaines délégations (droits d'accès) de la boîte de réception migrent alors que d'autres ne migrent pas Les délégations doivent être validées et/ou refaites.
Les délégations de dossiers contenant des courriels (arborescence de dossiers) doivent être donnés à tous les dossiers et sous-dossiers Les délégations doivent être validées et/ou refaites pour chaque dossier ou sous-dossier Avant la migration, il est suggérer de réduire l'arborescence de dossiers et sous-dossiers pour éviter une lourdeur dans l'octroi des délégations
Un courriel ne peut pas être envoyé de la part d'une autre personne (ex: courriel l'adresse du gestionnaire par son agente) Un brouillon peut être enregistré par l'agente et transféré ensuite dans la boîte de brouillons du gestionnaire. Il sera ensuite possible de le faire quitter par la boîte du gestionnaire (voir procédure sur le site de santéestrie.qc.ca)
Lorsque l'agente supprime un courriel dans une la boîte de courriel du gestionnaire qui lui a été déléguée, le courriel se retrouve dans les éléments supprimés de l'agente. Si l'agente récupère le courriel, il se déplace dans SA boîte de courriels et ne retourne pas dans la boîte de courriel de son supérieur Ne plus supprimer les courriels contenus dans une boîte déléguée
OU
Créer un dossier partagé nommé « À supprimer » et y glisser les courriels que le gestionnaire pourra supprimer ensuite
La fonction « Ouvrir une autre boîte aux lettres » (dans le panneau à droite sous le nom du détenteur du compte) ne fonctionne pas Ouvrir une boîte aux lettres déléguées en cliquant sur « Boîte de réception » avec le bouton de droite de la souris 

Gestion des entrées d'agenda

 Problèmes

 Pistes de solutions proposées

Certaines entrées d'agenda n'ont pas migrées ou ont migrées en double, triple, quadruple Valider les entrées d'agenda à partir de l'agenda Lotus Notes, recréer les entrées manquantes ou détruire les doublons
Certaines entrées d'agenda de l'organisateur ont migrées mais certains participants n'ont plus les invitations à leur agenda Recréer les entrées en prenant le soin d'indiquer le mot-clé OUTLOOK dans l'objet de la rencontre afin de les distinguer des entrées non-fonctionnelles. Supprimer ensuite les entrées non-fonctionnelles.
Certaines entrées d'agenda migrées ne peuvent être modifiées, replanifiées ou on ne peut y ajouter de nouveaux participants Recréer les entrées en prenant le soin d'indiquer le mot-clé OUTLOOK dans l'objet de la rencontre afin de les distinguer des entrées non-fonctionnelles. Supprimer ensuite les entrées non-fonctionnelles.
Certaines replanifiations d'entrées d'agenda fonctionnent et semblent être modifiées dans l'agenda de l'organisateur alors que les participants ne reçoivent pas la mise à jour  Annuler les entrées migrées et les refaire ensuite avec les modifications souhaitées.
Les rencontres de l'agenda ne peuvent être copiées (rencontres récurrentes sont problématiques) Aucune solution connue à ce jour
Les rencontres répétitives de l'agenda ne peuvent être inscrites selon une répétition personnalisée (ex : Rencontres du MSSS qui ne suivent pas l'agenda synchronisé) Aucune solution connue à ce jour
Pour proposer un horaire différent pour une rencontre, on doit d'abord l'accepter provisoirement puis proposer un nouvel horaire. Cette proposition ne s'inscrit pas dans l'agenda avant que l'organisateur ait accepté la modification d'horaire proposé. Bloquer une plage au calendrier en prenant soin d'indiquer que vous êtes dans l'attente de l'acceptation de la contre-proposition par l'organisateur de la rencontre
Déléguer une rencontre se traduit par  « Transférer » dans Outlook Web Se familiariser la nouvelle terminologie/fonctionnement de Outlook
Icône « Assistant Planification » permet de valider la disponibilité des invités pour les rencontres Se familiariser la nouvelle terminologie/fonctionnement de Outlook

Gestion des entrées d'agenda délégués

 Problèmes

 Pistes de solutions proposées

Certaines délégations (droits d'accès) de calendrier migrent alors que d'autres ne migrent pas Les délégations doivent être validées et/ou refaites.

Carnets d'adresses MSSS, régionaux et établissements

 Problèmes

 Pistes de solutions proposées

Les carnets d'adresses et groupes d'envois divers ne sont plus disponibles Les envois à des groupes peuvent être effectués via Lotus Notes (groupes ne sont plus mis à jour toutefois). Les groupes seront éventuellement recréés par les administrateurs Outlook des établissements.

Carnets d'adresses individuels

 Problèmes

 Pistes de solutions proposées

La création de groupe n'est pas permise de façon individuelle (option désactivée par le MSSS) Créer des Listes de contacts (voir procédure sur le site santéestrie.qc.ca)
OU
Créer un fichier Excel avec vos principaux groupes et le partager avec votre direction via le répertoire partagé B:\
Certains contacts n'ont pas migrés Les contacts peuvent prendre 1 à 2 jours avant d'apparaître en totalité. Si vos contacts ne migrent pas après 2 jours, contacter le CAR
Certains contacts se retrouvent en double de dans le carnet d'adresse individuel Détruire les doublons qui ne possèdent pas le bon format d'adresse courriel

Gestion des dossiers

 Problèmes

 Pistes de solutions proposées

Certains dossiers se créent de façon automatique lors de la migration (ex : Unfiled, Notes, Historique des conversations, Courrier indésirable, etc.). Si on les détruit, il sont créés à nouveau de façon automatique Se familiariser la nouvelle terminologie/fonctionnement de Outlook

Gestion des tâches

 Problèmes

 Pistes de solutions proposées

Les tâches ne peuvent être assignées qu'à soi-même Se familiariser la nouvelle terminologie/fonctionnement de Outlook

Navigateur Internet

 Problèmes

 Pistes de solutions proposées

Problèmes de lenteurs et de stabilité sont constatés via Explorer Utiliser Google Chrome pour ouvrir la messagerie Outlook Web
La touche F9 n'actualise pas la vue tel que Lotus Notes le faisait La touche de raccourci F5 actualise la vue de Outlook
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